REKISTERI- JA TIETOSUOJASELOSTE
Laadittu 8.1.2024
1. Rekisterinpitäjä
Usva Vahanne
Laillistettu puheterapeutti, FM
Y-tunnus: 276160
voisinki.fi
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Usva Vahanne
puh. 040 445 0586
voisinki.fi
3. Rekisterin nimi
Puheterapeutti Usva Vahanteen asiakasrekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
Asiakkaan tutkimuksen, kuntoutuksen ja ohjauksen suunnittelu, toteutus, raportointi ja seuranta sekä lisäksi yhteydenpito asiakkaaseen ja palveluiden laskutus.
Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän lakisääteiseen velvoitteeseen sekä sopimuksen perusteella muodostuvaan asiakassuhteen hoitamiseen.
5. Rekisterin tietosisältö
Asiakkaan yksilöinti- ja yhteystiedot, tiedot kuntoutuksesta sekä tiedot ajanvarausta ja laskutusta varten: nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, yhteyshenkilö/lähiomainen, tutkimustiedot, palveluun liittyvät kuntoutuspäätökset, maksusitoumukset ja sairauskertomukset, terapiasopimuksessa/-suunnitelmassa yksilöidyt tiedot, tietosuojaa ja tiedonsiirtoa määrittävät sopimukset, terapiamuistiinpanot, terapiapalautteet, harjoitteluohjeet, valokuvat, videot, äänitteet. Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä. Tietoja käsitellään vain hoito- tai asiakassuhteeseen liittyvinä. Rekisterin tietoja ei yhdistetä muihin rekistereihin.
6. Henkilötietojen säilytysaika
Rekisterinpitäjä säilyttää henkilötietoja ja potilasasiakirjoja niille laissa edellytetyn säilytysajan. Muissa tapauksissa tietojasi säilytetään vain niin pitkään, kun säilyttäminen on tarpeen tässä selosteessa mainittujen käyttötarkoituksen toteuttamista varten. Potilasrekisterinpitäjä eli itsenäinen ammatinharjoittaja vastaa asiakirjojen säilyttämisestä.
7. Säännönmukaiset tietolähteet
Asiakkaalta itseltään saadut tiedot. Asiakkaan suostumuksella saatu tieto. Asiakkaan hoidosta/kuntoutuksesta vastaavan tahon antamat tiedot. Asiakkaan kuntoutuksen maksavalta taholta saatu tieto. Asiakkaan tutkimuksen, hoidon ja terapian toteutuksen yhteydessä muodostunut tieto.
8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja vastaanottajien ryhmät
Rekisteritietoja luovutettaessa noudatetaan henkilötietolakia (523/1999), lakia potilaan asemasta ja oikeuksista (785/92) ja asiakkaan tai alaikäisen huoltajien kanssa tehtyä terapiasopimusta/suostumusta.
Henkilötiedot ovat salassa pidettäviä ja terapeuttia sitoo salassapitovelvollisuus. Tietoja käsitellään vain hoitosuhteeseen liittyvinä. Tietoja luovutetaan vain lakiin perustuen tai asiakkaan erillisellä suostumuksella.
Mahdollinen kuntoutuspalaute luovutetaan paperitulosteena tai PDF-tiedostona asiakkaalle tai
hänen huoltajalleen, palvelun maksavalle taholle sekä kuntoutussuunnitelman laatimisesta vastaavalle taholle. Palaute voidaan asiakkaan/huoltajan suostumuksesta luovuttaa kuntoutusta jatkavalle terapeutille, asiakkaan/huoltajan yksilöimälle taholle (esim. toiselle terveydenhuollon toimintayksikölle tai terveydenhuollon ammattihenkilölle ja päiväkodin tai koulun opettajalle).
Asiakkaalla/huoltajalla on oikeus kieltää tietojen luovuttaminen niiltä osin kuin se on lainsäädännön puitteissa mahdollista.
9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
10. Rekisterin suojauksen periaatteet
A. Manuaalinen aineisto: Aineisto säilytetään paperimuodossa lukitussa tilassa lukitussa kaapissa, jonne on pääsy vain terapeutilla itsellään.
B. Sähköisesti käsiteltävät tiedot: Suojattu ulkopuoliselta käytöltä virustorjuntaohjelman sekä
palomuurin avulla. Tietokoneella, puhelimella tai muistitikulla olevat tiedot/aineisto on suojattu salasanalla.
11. Rekisteröidyn oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä
Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyen vastustaa itseensä kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia, joita rekisterinpitäjä kohdistaa rekisteröidyn henkilötietoihin siltä osin, kun tietojen käsittelemisen perustana on rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Rekisteröity voi esittää vastustamista koskevan vaatimuksensa rekisteriselosteessa nimetylle rekisterinpitäjälle. Rekisteröidyn tulee vaatimuksen yhteydessä yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä laissa säädetyin perustein.
12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä tai hänen huoltajallaan on oikeus tarkastaa itseään tai huollettaviaan koskevat tiedot ja saada pyydetyt potilastiedot. Tarkastuspyyntö tulee tehdä käynnin yhteydessä tai kirjallisesti. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Ennen luovutusta henkilöllisyys tarkistetaan kuvallisesta henkilöllisyystodistuksesta. Tarkistusoikeus on lähtökohtaisesti maksutonta. Rekisterinpitäjä voi toistuvista pyynnöistä periä kohtuulliset kustannukset.
Rekisteröidyllä tai hänen huoltajallaan on oikeus vaatia rekisterissä olevan tiedon korjaamista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista tai täydennettävä rekisterissä oleva, rekisterin tarkoituksenvastainen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut tieto. Korjauspyyntö tulee tehdä henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai kirjallisesti ja riittävän yksilöidysti. Tiedon korjauspyyntö osoitetaan rekisteristä vastaavalle henkilölle. Rekisterinpitäjän velvollisuus on käsitellä oikaisupyyntö ja tehdä virheellisten tietojen osalta potilaskirjoihin oikaisumerkintä. Lain mukaan virheelliseksi todettua alkuperäistä merkintää ei kuitenkaan saa kokonaan hävittää.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviran-omaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvia tietosuojasääntelyä.
Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä kirjallisesti rekisterinpitäjälle.
13. Yhteydenotot
Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä asioissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä tässä tietosuojaselosteessa nimettyyn rekisterinpitäjään.